Tantangan Tenaga Administrasi
Di Era Globalisasi
Tantangan Tenaga Administrasi Di Era Globalisasi Sekretaris
di masa depan
Pada era ekonomi global dengan
tingkat teknologi tinggi, dalam masa depan pekerja bidang
administrasi para manajer butuh dukungan yang besar dari para bawahannya
untuk mengontrol sistem yang baru. Tantangan Tenaga Administrasi Di Era
Globalisasi - Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri
dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia
bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh
kemajuan teknologi.
Sedangkan
kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi
berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi
demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang
lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai
dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap
orang-orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini
sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka
harus menyesuaikan diri dan memperluas wawasan.
Sekretaris di masa depan
Fungsi dan
peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam
memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh
tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya atau
pada tenaga administrasi.
Sebagai konsekuensi logis
sekretaris atau tenaga administrasi pun akan menghadapi tantangan
yang berat. Peran-peran sekretaris atau tenaga
administrasi konvensional yang bersifat administratif dan klerikal
sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi
informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak
untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.
Tugas
seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi
pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti:
§
Menangani telepon
§
Menerima tamu
§
Menangani kas kecil
§
Mengambil dikte dan melatinkan
§
Menyimpan surat, dsb
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan
bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris atau tenaga administrasi
akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan,
misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbebda dengan lembaga
bantuan hukum.
Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris
dikelompokkan:
§
Tugas-tugas yang bersifat rutin
§
Tugas-tugas khusus
§
Tugas-tugas yang bersifat kreatif
§
Melakukan hubungan dan kerjasama
Seorang sekretaris atau tenaga
administrasi harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk
menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara dirinya dengan pimpinannya
dalam batas-batas kedinasan.
Seorang
sekretaris yang berorientasi global harus Menampilkan Citra perusahaan
karena Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan
sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus
menampilkan citra perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris
harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya
baik kepada atsannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan
kawan sekantor.
Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat
kepercayaan dariatasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan
maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Sekretaris bukan hanya harus
pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap
kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga
harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang
sekretaris.
Karena biasanya sekretaris selalu
diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar
negeri. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu
dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus
mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa
bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn
kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi
dengannya.
Untuk
meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kualitas
berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris
atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu
tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam
bernegosiasi.
Adapun kriteria komunikasi yang efektif
adalah sebagai berikut :
§
Penerima mengerti atau memahami isi pesan
§
Penerima dapat menerima atau menyetujui
isi pesan
§
Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi),
sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim
Dalam
menghadapi atasannya seorang sekretaris yang profesional harus mempelajari
karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar
berbicara di depan publik atau pada saat meeting